ortak database kullanma lütfen yardım

dört ayrı ftp si olan dört sitenin databaseni ortak kullandırmam gerekiyor bunu nasıl yapabilirim yani sitelerden birine mail atıldı mı bütün site adminleri bu maili görebilmeli hepsi bir ftp de olduğu zaman yapabiliyorum da ayrı yerlerde olunca nasıl veri alış verişi yapıcam beni bi aydınlatabilirmisiniz?

Tekbir mysql serverde aynı database icinde her sitenin tabloları ayrı olacak sadece mail tablosu ortak olması gerek. Yada şöyle yapabilirsin. Hangi siteden mail gelirse gelsin Maili bütün adminlere göndersen. mail sunucusu ayarlarını doğru yapılandırırsan olur.

sorunum burada başlıyor diğer adminlere göndermeyi de düşünüyorum ama ayarları yapamıyorum nasıl yapabilirim ayarları örnek verebilir misiniz